Arxiu d'etiquetes: petites eines

Privacidad

Controla qui te accés als teus arxius de Google Drive amb WhoHasAccess

Núvol i treball en grup

Una de les característiques de Google Drive que els usuaris apreciem més és la seva gran flexibilitat per treballar en grup. Però quan gestionem milers d’arxius i carpetes des de fa molts anys, podem arribar a perdre la visió sobre qui té accés i a què del nostre disc dur virtual.

Creus que tens Google Drive sota control?

Quan intentes fer una revisió general dels teus arxius compartits, t’adones que no hi ha una solució clara més enllà d’anar fent cerques avançades i anar revisant manualment els permisos, i que hauria d’haver alguna utilitat senzilla que ho facilités.

Això mateix van pensar uns desenvolupadors a Alemanya i van decidir crear una eina específica per fer aquesta feina més senzilla: WhoHasAccess

WhoHasAccess

WhoHasAccess

WhoHasAccess ens proporciona un mapa molt clar de totes les persones que poden accedir o editar els nostres arxius, i ens permet ajustar o eliminar aquests privilegis.

El seu funcionament és molt senzill: només cal autoritzar la connexió amb el compte de Google Drive que volem analitzar i esperar que finalitzi l’auditoria. Rebrem un correu electrònic quan estigui llest.  L’accés del servei al nostre compte només té una vigència d’una hora, tot i que també podem eliminar la connexió nosaltres en qualsevol moment.

Si et mous entre milers d’arxius i col·laboradors a Google Drive, prova WhoHasAccess. Et podries sorprendre de la quantitat de gent que no recordaves que encara pot accedir a la teva informació.

I si el trobes útil, també pots col·laborar amb el projecte i la seva continuïtat.

A Fesomia podem ajudar-te a implementar G Suite, les eines de productivitat de Google per a empreses, de forma professional i amb tot el nostre suport tècnic. Demana’ns informació.

Redescobrint les tasques de Google (Google Tasks)

L’eina de gestió de tasques de Google, Google Tasks, és un vell conegut entre els usuaris de Gmail. Tot i que sempre ha estat allà, de vegades costa treure-li tot el suc degut a un detall: la interfície estàndard que ofereix és limitada, sempre dependent de la finestra de Gmail o del calendari.
Google Tasks al Gmail

 

Les tasques de Google en tota la seva glòria.

Per sort existeix un mètode no gaire estès que ens permet treballar amb les nostres llistes i tasques de manera més eficient. Accedint a la pàgina

https://mail.google.com/tasks/canvas

se’ns desplega una aplicació web amb un aspecte bastant diferent a l’habitual, la veritat:
Google Tasks a pantalla completa Tot i que aquesta vista no n’amplia les funcions de l’eina, la manera de presentar la informació la fa molt més eficient, apropant-se en versatilitat a altres gestors més populars.

 

Les tasques de Google al mòbil.

Per acabar-ho d’arrodonir, tenim dos maneres de gestionar les tasques de Google en mobilitat: des de la pròpia versió mòbil que ens ofereix Google o amb alguna de les moltes aplicacions per telèfons intel·ligents que hi han (GoTasks o gTasks HD per iOS, o GTasks per Android, per exemple).
Google Tasks mòbil GTasks per Android

 

Alguns avantatges de Google Tasks respecte a altres serveis.

Google Tasks és un servei relativament senzill en característiques, però ofereix alguns avantatges per als usuaris intensius dels serveis de Google, com la integració natural als calendaris, una gran multitud d’idiomes disponibles o la possibilitat de convertir qualsevol missatge de Gmail en una tasca.
Tasca a partir de correu de Gmail

Altres eines de gestió de tasques que hem comentat al blog alguna vegada són Workflowy, Toggl o Remember the Milk.

Toggl, per registrar fàcilment les nostres hores de treball

Toggl

Fa un parell de mesos que a Enraona hem canviat la manera de registrar les hores de feina de cada un de nosaltres. Després de provar diferents sistemes ens hem quedat amb Toggl.

Toggl és un servei web en línia SaaS que permet portar el recompte, a temps real o no, de totes les feines que anem fent amb una colla de característiques que el fan molt útil:

  • Organitza les tasques en projectes. A cada projecte li podem assignar un client, un règim de facturació, un pressupost o una durada prevista.
  • Permet mantenir diferents espais de treball, per poder separar els projectes en àmbits més globals (per exemple podem portar un registre separat entre tasques professionals i tasques personals)
  • Permet organitzar grups de treball. Diferents usuaris poden registrar hores en projectes comuns.
  • El control i l’anàlisi de dades és especialment interessant: es poden generar informes temporals, per persona, per client, per projecte… i per multitud de combinacions de criteris.
  • S’ofereix en múltiples idiomes, entre ells el català i el castellà.

Toggl al mòbilTambé es pot integrar en aplicacions de tercers, com BaseCamp, ActiveCollab o Google Apps.

Sorprèn que una aplicació amb tantes característiques i possibilitats de configuració es pugui posar a treballar de manera tant àgil. El registre de dades es pot fer per diferents vies: des del web, des d’aplicacions d’escriptori (per a Windows, Linux i Mac, ja que funciona molt encertadament sobre Chromium) o des d’aplicacions per a l’Android i per l’IPhone. Si llegís el pensament ja seria massa, però de moment no ens podem queixar.

Si busqueu una solució per al registre i anàlisi de la vostra activitat professional, de manera individual o per a tota l’empresa, Toggl pot ser una bona solució. Ofereixen una versió de prova completa de 30 dies de forma gratuïta.

Workflowy, llistes de tasques? Més simple impossible

Workflowy és un eina que permet crear llistes de tasques. La seva característica més interessant? Doncs que és molt molt simple, tant, que només et caldran 5 minuts per comprendre com funciona. Tant, que la converteix en una de les eines per organitzar tasques més pràctiques que hem provat mai.

El funcionament de Workflowy és el següent:

  • Es parteix d’un full en blanc on pots fer una llista de tasques.
  • A cada punt de la llista hi pots afegir sub-apartats i a cada sub-apartat uns altres sub-apartats. Així pots segmentar les tasques amb tant de detall com vulguis.
  • A cada tasca hi pots afegir etiquetes, tantes com vulguis. Qualsevol paraula que inclous amb un coixinet (per exemple #urgent #avui #reunió) es converteix en una etiqueta.
  • Cada tasca es pot moure, més amunt, més avall, dins d’una altre punt… on vulguis.
  • És molt fàcil exportar la llista per incloure-la en algun altre tipus de document (en un processador de textos, per exemple, o dins d’un correu).
  • Si vols, WorkFlowy t’envia cada matí un correu amb l’estat de les tasques.
  • La llista sencera o algun punt concret de la llista es pot compartir amb un altre usuari, i encara que aquest no tingui un compte de Workflowy, si vols podrà editar la informació que li envies.

Això és tot! De fet segurament això és tot el que normalment necessitem quan ens cal ordenar la feina pendent. Floritures ni una, facilitat, rapidesa de gestió i claredat tota. Et recomanem fermament que provis Workflowy i, perquè vegis com arriba a ser de pràctic, et deixem aquí un vídeo que explica com funciona aquesta eina i on sobren les paraules.

Ah, per cert, Workflowy no té aplicació per a terminals mòbils, perquè no li fa cap falta. La pròpia versió web es veu i s’utilitza la mar de bé des d’un telèfon. Només cal entrar a workflowy.com des del navegador del mòbil.

Workflowy des d'un telèfon

Un marc per definir un pla d’estratègia digital

Ja fa unes setmanes que hem incorporat un nou document per iniciar la definició d’un pla de comunicació digital. Hem agafat de préstec el canvas del Business Model Generator i hem fet una adaptació dels termes, per utilitzar-los com a document de treball per definir les dinàmiques i les pautes de treball.

De moment sembla que és una bona alternativa, perquè resol una sèrie de petits problemes.

canvas de Business Model generator adaptat per definir plas de comunicació digital.

  1. Permet pensar i valorar l’estratègia digital d’una empresa des de diferents perspectives.
  2. La forma de quadrant on es combinen diferents elements ajuda a verificar que els recursos, les activitats comunicatives que es desplegaran, les propostes de valor que permeten participar a la xarxa, els segments de destinataris als quals en adrecem, els entorns digitals on ens desplegarem, les relacions que desitgem establir i l’estructura de l’esforç que poden invertir, són coherents i es van nodrint positivament unes amb les altres.
  3. Alhora introdueix des d’un primer moment la necessitat de trobar una forma efectiva d’avaluar el treball que es du a terme a les xarxes socials.
  4. Permet treballar en gran format, fa possible la intervenció de diferents persones que tenen veu i vot en l’activitat de comunicació.
  5. Té una proximitat important al llenguatge d’empresa, per tant facilita que les persones habituades a parlar en termes empresarials entenguin la necessitat d’incloure pautes i criteris objectius de valoració, eliminar impressions, sensacions i sentiments que sovint ens envaeixen quan s’inicia un pla de comunicació digital.
  6. És flexible i viu. Permet adaptacions, regulacions, millores, canvis…
  7. És sintètic, ràpid de llegir i d’entendre, molt més que un informe de x pàgines.

De moment sembla que definir el pla d’actuació en comunicació digital sobre un canvas va funcionant, i ens ajuda en la tasca complexa de limitar, acotar i estructurar un pla de treball que es desplega en un medi espontani, relacional, sense límits i sovint lúdic. I és que l’emotivitat, les sensacions i les emocions són inherents a la comunicació -digital o física- però quan es tracta de desplegar una estratègia d’actuació corporativa a la xarxa, en l’avaluació cal ser analítics, racionals i objectius. O si no, com sabrem que estem fent bé la feina?

Si tens curiositat per veure el canvas de més a prop el trobaràs a Dropbox. Ocu! És un DIN A0, és que s’hi han d’explicar moltes coses :-)