Avui el gestor ens ha enviat, per correu ordinari, un full perquè fem el registre de les hores de la jornada dels treballadors. Els pagesos que ens subministren verdura a Diguesblat deixen, dins d’una caixa de cols, un albarà escrit a mà amb la llista de les verdures que ens han servit.
Són formes de treball absolutament normalitzades. Ens passem mig dia apuntant dades a mà, i l’altre mig entrant-les al programet de gestió, al full de control… digitalitzant-les, vaja! Amb una mica de sort fem aquesta feina només 2 vegades: una a mà i l’altra digitalitzant-la, però en alguns casos aquesta feina la fem 3, 4 i 5 vegades. Un exemple:
- Un client apunta i envia la comanda que vol que li servim. Són 5 minuts de feina, no costa gens.
- Fem a mà l’ordre de comanda per passar-la al magatzem. Són 5 minuts de feina, no costa gens.
- A mà, la persona del magatzem anota les rectificacions. Són 2 minuts de feina, no costa gens.
- La persona d’administració, a mà, prepara l’albarà pel client. Són 5 minuts de feina, no costa gens.
- El client passa a l’ordinador, en alguna aplicació o en algun full de control, les dades de l’albarà. Són 5 minuts de feina, no costa gens.
- El personal d’administració passa a l’ordinador les dades de l’albarà, per a fer la factura! Són 5 minuts de feina, no costa gens.
- Ah calla, que hi ha un error! En el pas 4: on hi havia un 8 algú ha vist un 3 i s’ha equivocat. Cal arreglar-ho, avisar al client i passar-li l’albarà corregit. Són 20 minuts de feina, però com que l’hem fet tota la vida no passa res. I el client té 20 minuts més de feina, perquè ja tenia l’albarà entrat, però com que és normal, amb 20 minuts extres de feina el diumenge al vespre i una enrabiada, se soluciona el problema.
Final!: després d’almenys 5 passes les dades es digitalitzen i ja les tenim més o menys ben preparades per al futur: per a emetre les factures, comptabilitzar activitat de l’empresa, comptabilitzar IVA i d’altres tràmits…
I en aquest tan assumit, tan clàssic procediment de fer-ho tot a mà, sovint no parem a pensar que, encara que mantinguem el “a mi ja m’està bé així perquè em resulta més còmode” hi ha implícita una enorme pèrdua de temps, i temps són diners.
Digitalitzar la informació i les dades que emetem a l’empresa és una necessitat, ens aporta sistemàtica, ens fa estalviar temps i per tant també ens fa estalviar diners. Digitalitzar, moltes vegades només vol dir conèixer alguna aplicació de gestió i tenir quatre fitxers ben enllaçats. El cost d’organitzar els processos de treball és assumible, perquè hi ha sistemes adequats per empreses de totes les dimensions, tant en complexitat com en cost.
Digitalitzar des del moment 0 els processos de treball és fonamental. Et proposo que facis un exercici:
- Tria un procediment de treball que encara no tingueu sistematitzat.
- Compta quant de temps a la setmana gasteu en realitzar-lo.
- Compta els diners que aquesta feina suposa.
Si la despesa d’un sol any que ara assumiu permetés contractar un servei per ajudar-vos a sistematitzar la digitalització d’aquest procés, vols dir que no justificaria fer el canvi? Doncs és molt possible que no necessitis tants diners per a fer aquesta millora.