Arxiu de la categoria: Internet i coneixement

Tapping a Pencil. Rennett Stowe a Flickr

Foto de Rennett Stowe a Flickr

Digitalització des del minut 0

Avui el gestor ens ha enviat, per correu ordinari, un full perquè fem el registre de les hores de la jornada dels treballadors. Els pagesos que ens subministren verdura a Diguesblat deixen, dins d’una caixa de cols, un albarà escrit a mà amb la llista de les verdures que ens han servit.

Són formes de treball absolutament normalitzades. Ens passem mig dia apuntant dades a mà, i l’altre mig entrant-les al programet de gestió, al full de control… digitalitzant-les, vaja! Amb una mica de sort fem aquesta feina només 2 vegades: una a mà i l’altra digitalitzant-la, però en alguns casos aquesta feina la fem 3, 4 i 5 vegades. Un exemple:

  1. Un client apunta i envia la comanda que vol que li servim. Són 5 minuts de feina, no costa gens.
  2. Fem a mà l’ordre de comanda per passar-la al magatzem. Són 5 minuts de feina, no costa gens.
  3. A mà, la persona del magatzem anota les rectificacions. Són 2 minuts de feina, no costa gens.
  4. La persona d’administració, a mà, prepara l’albarà pel client. Són 5 minuts de feina, no costa gens.
  5. El client passa a l’ordinador, en alguna aplicació o en algun full de control, les dades de l’albarà. Són 5 minuts de feina, no costa gens.
  6. El personal d’administració passa a l’ordinador les dades de l’albarà, per a fer la factura! Són 5 minuts de feina, no costa gens.
  7. Ah calla, que hi ha un error! En el pas 4: on hi havia un 8 algú ha vist un 3 i s’ha equivocat. Cal arreglar-ho, avisar al client i passar-li l’albarà corregit. Són 20 minuts de feina, però com que l’hem fet tota la vida no passa res. I el client té 20 minuts més de feina, perquè ja tenia l’albarà entrat, però com que és normal, amb 20 minuts extres de feina el diumenge al vespre i una enrabiada, se soluciona el problema.

Final!: després d’almenys 5 passes les dades es digitalitzen i ja les tenim més o menys ben preparades per al futur: per a emetre les factures, comptabilitzar activitat de l’empresa, comptabilitzar IVA i d’altres tràmits…

I en aquest tan assumit, tan clàssic procediment de fer-ho tot a mà, sovint no parem a pensar que, encara que mantinguem el “a mi ja m’està bé així perquè em resulta més còmode” hi ha implícita una enorme pèrdua de temps, i temps són diners.

Digitalitzar la informació i les dades que emetem a l’empresa és una necessitat, ens aporta sistemàtica, ens fa estalviar temps i per tant també ens fa estalviar diners. Digitalitzar, moltes vegades només vol dir conèixer alguna aplicació de gestió i tenir quatre fitxers ben enllaçats. El cost d’organitzar els processos de treball és assumible, perquè hi ha sistemes adequats per empreses de totes les dimensions, tant en complexitat com en cost.

Digitalitzar des del moment 0 els processos de treball és fonamental. Et proposo que facis un exercici:

  • Tria un procediment de treball que encara no tingueu sistematitzat.
  • Compta quant de temps a la setmana gasteu en realitzar-lo.
  • Compta els diners que aquesta feina suposa.

Si la despesa d’un sol any que ara assumiu permetés contractar un servei per ajudar-vos a sistematitzar la digitalització d’aquest procés, vols dir que no justificaria fer el canvi? Doncs és molt possible que no necessitis tants diners per a fer aquesta millora.

Dia de la Llibertat dels Documents

Avió de paper

Imatge de Dmitry Krendelev a Flickr

Els documents són quelcom que calgui ser alliberat?

En la nostra societat la major part del coneixement es conserva i transmet mitjançant arxius informàtics: correus electrònics, documents de text, taules de dades, dibuixos i fotografies, enregistraments d’àudio i vídeo… En qualsevol àmbit de la vida (personal, professional, artístic…) depenem de tot tipus de documents electrònics per permetre la difusió i la perdurabilitat de la informació. Però realment tenim garanties que és així? Ja ho estem fent bé?

La necessitat de fer servir documents estàndards i oberts.

Tothom hem rebut alguna vegada un fitxer que no hem pogut obrir, o hem hagut de pagar o baixar un programa específic per fer-ho, o hem hagut de canviar d’ordinador o sistema operatiu per poder-hi accedir. Això no passaria si es generalitzés l’ús de formats de document oberts i estàndards.

Els documents estàndards i oberts ens permeten guardar informació amb la garantia que tothom hi podrà accedir i la podrà editar sense dependre d’una marca de programari específica o d’una plataforma concreta, ara i en el futur. Per accedir als documents tancats, en canvi, depenem de requisits controlats per empreses privades que canvien sense tenir en compte aquestes llibertats.

No és un tema trivial. Si avui no ens preocupem de la forma que guardem la informació, demà ens podem trobar que no hi podem accedir.

El Dia de la Llibertat dels Documents

Demà, 26 de març, se celebra el Dia de la Llibertat dels Documents. Es tracta d’un acte d’abast mundial que pretén fomentar l’ús d’aquests formats en tots els àmbits de treball. Dins l’entorn català, l’organització Softcatalà és el principal representant. Doneu un cop d’ull a tot el que han preparat.

A la feina, a l’oficina, és una bona oportunitat per pensar si estem sent previsors en la generació dels nostres documents i plantejar-nos l’adopció de formats de documents oberts si no ho hem fet ja. Es tracta d’un acte de respecte i responsabilitat amb els nostres contactes i de prevenció i seguretat de cara al futur.

Dia de la Llibertat dels Documents 2014

Instagram és només per jugar? Busca la resposta en un Instafax

Encara creus que Instagram és una bona joguina? Creus que només serveix per penjar fotos de gatets? Hi ha gent que ha fet ja un pas de gegant i esprem les possibilitats d’Instagram al màxim, molt més enllà dels gatets, el menjar i les postes de sol. És el cas de la BBC.

A través de la Maria Ripoll avui he descobert el compte de la BBC a Instagram, on hi publiquen el que han anomenat Instafax: vídeos de pocs segons amb els quals informen de notícies d’àmbit general: la descoberta d’un dofí d’aigua dolça, la mort de l’últim combatent de la 2a. guerra mundial, les protestes a Ucraïna…

M’ha semblat simplement genial, notícies curtes però ben estructurades, de fàcil comprensió. Ara bé, tots sabem que no ens podem nodrir d’informació superreduïda, que el món és massa complex per interpretar-lo amb un vídeo de segons. Cap problema: els Instafax de la BBC ho tenen tot pensat i si vols saber més detalls sobre el tema del vídeofax que estàs mirant sempre pots llegir el text que l’acompanya al mateix Instagram, i si encara en vols més sempre hi ha un enllaç a la notícia complerta i amb molt de detall publicada al web de la BBC.

Ho recomano i molt, per tres motius:

  1. Perquè és realment interessant disposar de notícies fresques i de lectura ràpida, adaptades a un terminal mòbil. Mentre puges amb l’ascensor, al metro, en una sala d’espera… sempre trobes un bon moment per llegir uns quants Instafax.
  2. Perquè és molt bo experimentar com les xarxes es reformulen i s’hi troben noves utilitats. És important que els usuaris prenguem consciència del nostre doble paper: usuaris de xarxa i alhora descobridors d’usos i aplicacions.
  3. Perquè l’Instafax és un bon exemple de publicació escalonada de continguts: del minivídeo pots saltar al text de presentació i als comentaris, i seguidament pots saltar al web de la BBC. Per tant el grau de síntesi o de detall amb què ens arriba una notícia és ja decisió nostra, que ens aturem allà on volem. Aquest petit detall crec que és un dels elements fonamentals de la creació de continguts digitals. A Instagram, com és el cas, o a qualsevol altra publicació digital -parlem també de webs corporatives i de botigues online si vols- hem d’oblidar aquell tòpic malentès que diu que la gent no llegeix a Internet.No m’ho crec: la gent llegim allò que realment ens interessa, si hi tenim accés fàcil.

Per tot això, et recomano que segueixis els Instafax de la BBC i que visquis la xarxa amb curiositat i visió crítica. Però sobretot amb molta intenció creadora.

Eines per treballar, treballar amb bones eines

Ens demanen sovint que parlem de les eines en entorns digitals i ens esforcem per dotar el nostre discurs de sentit i de valor. Per això més que d’eines ens agrada parlar de bones pràctiques i actituds davant les eines digitals.

Això és el que vam voler fer el passat dimarts, quan vam participar en la jornada de formació Utilització de les eines de comunicació i sistemes d’informació, que va organitzar el Departament d’Agricultura.

Recuperem algunes de les idees clau que vam compartir amb totes i tots els assistents:

  1. El doble paper.
    En l’ús de les eines digitals, en les comunitats de treball sobretot, les persones hi tenim un doble paper: recol·lectem els continguts que d’altres hi han abocat i sembrem informació i dades que desitgem que siguin útils per als altres.
  2. Quin és l’autèntic generador.
    Les eines es nodreixen i gestionen continguts generats per persones, per tant és molt important tenir cura a l’hora d’incorporar-hi dades. És interessant vigilar la redacció dels continguts, triar bé els títols i generar els documents en una estructura de fàcil interpretació per l’eina i de fàcil lectura per a les persones que hi accediran.
  3. Pensant en el què, el com i el per a què.
    La recol·lecció d’informació i de dades és més efectiva si la fem amb una bona estratègia, les eines no ens faran aquesta feina. L’estratègia és una habilitat personal i professional.
  4. En un equip, cada persona compte.
    En un espai de treball col·laboratiu és interessant trobar una forma particular i confortable de treballar, on cadascú aprofiti els diferents canals i sistemes de recol·lecció de la informació per construir un entorn  personal al seu gust. Els Entorns Personals d’Aprenentatge són un bon referent, un bon recurs per adaptar en un entorn de treball: construïm l’Entorn Personal de Treball.
  5. L’esforç d’aprendre.
    Per usar correctament una nova eina ens cal passar un període d’aprenentatge. Si aquesta està ben dissenyada aquest període serà curt, però sempre l’haurem de passar. És una llàstima que el rebuig a passar per aquest petit desert ens allunyi de l’accés a bones eines de treball.
  6. Les eines són secundàries.
    La peça clau d’un engranatge digital és l’equip de persones que fan anar l’eina.

10 anys de WordPress

Code is poetry

WordPress, el CMS sobre el que funciona orgullós aquest blog, sortia a la llum el 23 de maig del 2003. Aquests dies celebrem els 10 anys d’un dels projectes de programari lliure més populars del món.

La seva llicència GPL i el seu continu respecte pels estàndards web han fet d’aquesta plataforma una de les més valorades tant pels usuaris que busquen una eina senzilla de publicació a Internet com pels desenvolupadors més avançats que volen modificar-la de les formes més inversemblants.

Es calcula que més de la meitat dels llocs web a Internet amb gestor de continguts roden sobre el WordPress. Estem parlant, per tant, d’un triomf més que evident del programari lliure, de la seva filosofia i dels seus seguidors.

Gaudirem del WordPress per moltes dècades més, segur.

WordPress sobre Android