Category Archives: Optimización sitio web de empresa

Tapping a Pencil. Foto de Rennett Stowe en Flickr

Tapping a Pencil. Foto de Rennett Stowe en Flickr

Digitalitzación desde el minuto 0

Hoy nuestro gestor nos ha enviado, por correo ordinario, una hoja para que anotemos el registro de horas de la jornada de los trabajadores. Los agricultores que nos suministran verdura en Diguesblat dejan, dentro de la caja junto a las lechugas, un albarán escrito a mano con la lista de las verduras que nos han servido.

Son estas formas de trabajar absolutamente normalizadas. Nos pasamos medio día apuntando datos a mano, y el otro medio entrando estos mismos datos en los programas de gestión o en la hoja de control … digitalizándolos, vaya! Con un poco de suerte hacemos este trabajo sólo 2 veces: una a mano y la otra digitalizando, pero en algunos casos esta tarea la hacemos 3, 4 y 5 veces. Un ejemplo:

  1. Un cliente apunta y envía el pedido que quiere que le sirvamos. Son 5 minutos, no cuesta nada.
  2. Escribimos a mano el orden de pedido para enviarlo al almacén. Son 5 minutos, no cuesta nada.
  3. A mano, la persona del almacén anota las rectificaciones. Son 2 minutos, no cuesta nada.
  4. La persona de administración, a mano, prepara el albarán para el cliente. Son 5 minutos, no cuesta nada.
  5. El cliente pasa al ordenador, en alguna aplicación o en alguna hoja de control, los datos del albarán. Son 5 minutos, no cuesta nada.
  6. El personal de administración pasa al ordenador los datos del albarán, para hacer la factura. Son 5 minutos, no cuesta nada.
  7. ¡Vaya, hay un error! En el paso 4: donde había un 8 alguien ha visto un 3 y se ha equivocado. Hay que arreglarlo, avisar al cliente y pasarle el albarán corregido. Son 20 minutos de trabajo, pero como lo hemos hecho toda la vida así, no pasa nada. Y el cliente tiene 20 minutos más de trabajo, porque ya tenía el albarán entrado, pero como es normal, con 20 minutos extras de trabajo el domingo por la noche y una rabieta, se soluciona el problema.

¡Y Final!: después de al menos 5 pasos los datos se digitalizan y ya los tenemos más o menos bien preparadas para el futuro: para emitir las facturas, contabilizar actividad de la empresa, contabilizar el IVA, etc.

Y en este tan asumido y tan clásico procedimiento de hacerlo todo a mano, no paramos a pensar que en el “a mí ya me está bien así porque me resulta más cómodo” hay implícita una enorme pérdida de tiempo, y el tiempo en la empresa es dinero.

Digitalizar la información y los datos que emitimos en la empresa es una necesidad, nos aporta sistemática, nos hace ahorrar tiempo y por lo tanto también nos hace ahorrar dinero. Digitalizar, muchas veces sólo significa conocer alguna aplicación de gestión y tener cuatro ficheros bien relacionados. El coste de organizar los procesos de trabajo es asumible, porque hay sistemas adecuados para empresas de todas las dimensiones, tanto en complejidad como en coste.

Digitalizar desde el momento 0 los procesos de trabajo es fundamental. Te propongo que hagas un ejercicio:

  • Elige un procedimiento de trabajo que aún no tenga sistematizado.
  • Cuenta cuánto tiempo a la semana gasta en realizarlo.
  • Cuenta el dinero que este trabajo supone.

Si el gasto de un solo año, que ahora asumes, permitiera contratar un servicio para ayudarte a sistematizar la digitalización de este proceso, ¿no crees que te permitiría hacer el cambio? Pues es muy posible que no necesites tanto dinero para hacer esta mejora.